グレース・パートナーズ社労士事務所

佐佐木由美子のちょっと役立つコラム

マイナンバー制導入で見直すべき書類管理

 

こんにちは、社会保険労務士の佐佐木由美子です。

記録的な猛暑に見舞われていますが、皆様ご体調はいかがでしょうか。くれぐれもご自愛くださいませ。

● いよいよ今年の10月から、住民票を有する全ての人に1人1つのマイナンバーが通知されます。

今日は、会社においてマイナンバー対策が必要となる人事・労務分野の書類管理についてお伝えします。

会社で取り扱う書類には、法令で保管期間が定められており、会社はそれぞれ定められた保管期間を経過するまで書類を保管する義務を負っていることはご存知のことでしょう。

人事・労務関連書類の保存期間を確認したい方は、こちら↓

http://www.sasaki-sr.net/?p=2749

書類の種類ごとに保管期間および保管期間の起算日が異なるため、多くの会社では、法令で定められた保管期間よりも長い、独自の保管期間を設け、独自の保管期間を過ぎたときに、書類を破棄する等の運用をしているのではないでしょうか。

たとえば、「退職者に関する書類は、すべて10年間保管し、10年経過後に破棄する」などとしている場合です。

マイナンバー制度の導入後は、このような運用を続けると、問題が発生するケースがありますので、ご注意ください。

マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合のみ保管が認められます。

雇用契約などの継続的な関係がある場合や法令で一定期間保存が義務付けられている場合です。

法令で定められている保管期間はマイナンバーも保管できますが、法令で定められている保存期間を経過した場合は、マイナンバーを廃棄又は削除しなければなりません。

※ マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能とされています

そのため、マイナンバーを含む書類の保管期間については、十分な注意が必要です。

マイナンバーの保管には制限があり、法令で定められている保管期間を経過したときに、マイナンバーを廃棄又は削除することを前提とした管理の仕組みを構築することが必要とされます。

※ 掲載内容は、平成27年8月1日現在の情報を元に作成しております

 

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2015年08月10日

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